تخصصی مدیریت فناوری اطلاعات؛سیستم اتوماسیون اداری...OAS
سیستم اتوماسیون اداری از نقاط حیاتی و کلیدی در نرم‌افزار سازمانی می باشد
با توجه به نقش کلیدی نامه و اتوماسیون اداری در ارتباط رسمی بین سازمانها و موسسات و ایجاد تمهیدات کاملا رسمی در سازمانها برای پوشش این نیاز، اتوماسیون کامل فرایندهای یک سازمان بدون در نظر گرفتن این مهم غیرممکن میباشد. بنابراین سیستم مکاتبات و یا اتوماسیون اداری از نقاط حیاتی و کلیدی در نرم‌افزار سازمانی می باشد.
این سیستم با هدف قرار دادن 2 بخش کلی و حیاتی یعنی بخش دبیرخانه و ثبت نامه‌های وارده و صادره و بخش کارتابل الکترونیک و چرخش خودکار نامه در سازمان قصد دارد اتوماسیون کاملی از نیازمندیهای این حوزه را فراهم کرده و ایده‌آل یک سازمان بدون کاغذ (Paperless) را محقق سازد.
ویژگیهای مهم و کلیدی سیستم مکاتبات عبارتند از:
1. دبیرخانه
در هر سیستم مکاتبات و اتوماسیون اداری یکی از مهمترین بخشها توجه به روالهای دبیرخانه‌ای و ثبت نامه‌های وارده و صادره میباشد. همانطور که میدانیم در هر سازمانی تمامی نامه‌های وارده و صادره قبل از ورود و خروج توسط دبیرخانه شماره و ثبت میشوند تا در آینده قابل پیگیری بوده و رسمیت آنها تایید شود.
یکی از اهداف سیستم مکاتبات نرم‌افزار سکو پوشش تمامی انواع دبیرخانه و مدلسازی بهینه فرایندهای کاری آن میباشد. به همین منظور امکانات وسیعی در تنظیم روالها و سیاستهای کاری دبیرخانه در این سیستم قرار داده شده است تا بتواند به بهترین نحو روالهای کاری را منطبق با روالهای کاری دبیرخانه سازمان قرار دهد.
مهمترین ویژگیهای بخش دبیرخانه عبارتند از:
2. ثبت نامه‌های وارده
از مهمترین کارکردهای سیستم اتوماسیون اداری ثبت نامه‌های وارده در سازمان میباشد.
ثبت نامه وارده با توجه به ابعاد سازمان و سیاستهای کاری میتواند روالهای متفاوتی داشته باشد. اما بطور کلی میتوان گفت که ثبت نامه وارده شامل بخشها و مراحل زیر میباشد.
3. امکانات پیشرفته اسکن تصاویر
با توجه به حساسیت امر اسکن تصاویر در ثبت نامه وارده، هم از حیث سرعت کار برای سازمانهای با تعداد نامه وارده بالا و هم از حیث کیفیت اسکن و تصویر، در این سیستم امکانات متنوعی در نظر گرفته شده است. از جمله :
4. جستجوی نامه در دبیرخانه
از امکانات مهم و پرکاربرد دبیرخانه جستجوی نامه در دبیرخانه است. کاربران ثبات معمولا برای اصلاح نامه و یا پیگیری وضعیت نامه از جستجوی نامه استفاده میکنند. به همین دلیل داشتن یک جستجوی سریع و آسان از ویژگیهای مهم هر سیستم مکاتبات میباشد.
ضمنا آنان میتوانند شرایط جستجو را بر اساس دبیرخانه ثبت نامه، دفتر شماره‌دهی، سال ثبت و یا نوع وارده و صادره بودن نامه محدودتر سازند.
در صورت یافتن نامه بر اساس جستجوی انجام شده، نامه قابل ویرایش، مشاهده و یا ایجاد مشابه خواهد بود.
5. گزارشها
در هر سیستم ثبت اطلاعات یکی از اجزای تکمیل‌کننده، گزارشها و جستجوهای مختلفی است که معمولا مدیران و مسئولان ذیربط برای اطلاع از جریان اطلاعات از آنها استفاده میکنند.
6. کارتابل الکترونیکی نامه‌ها
پس از اینکه نامه وارده در یک دبیرخانه ثبت میشود باید به دست گیرندگان سیستمی برسد. در روال دستی نامه‌ها پس از ثبت بصورت فیزیکی در اختیار گیرنده قرار میگرفت و وی نیز پس از درج پی‌نوشت و دستورات مربوطه نامه را به شخص بعدی ارجاع میداد و این عمل تا انجام کار مورد نظر ادامه می‌یافت.
در سیستم مکانیزه این کار از طریق سیستم و کارتابل الکترونیکی واحد انجام میشود. یعنی نامه پس از ثبت در کارتابل کاربر قرار گرفته و وی با مشاهده تصویر نامه و اطلاعات مربوطه عمل مورد نظر خود را انجام داده و نامه را همراه با شرح دلخواه به نفر بعد ارجاع میزند.
7. اقدام و پیگیری
یکی از مهمترین اطلاعاتی که کاربر به هنگام ارجاع یک نامه میتواند تعیین کند، تنظیم اقدام میباشد. کاربر میتواند برای انجام یک کار برای نفر بعد اقدام تعیین نماید و برای اقدام تعریف شده مهلت انجام و یادآوری نیز تعیین کند. کاربر دریافت کننده نامه نیز اقدام تعریف شده و موعد انجام را مشاهده نموده و میتواند برای خود یادآوری تنظیم نماید.سیستم، اقدامها و پیگیریهای هر کاربر را در لیستهای جداگانه‌ای به وی نمایش داده و کاربر میتواند وضعیت هر اقدام را به کامل شده و یا لغو شده تغییر دهد.
8. چرخه تهیه پیش‌نویس نامه صادره
به منظور پشتیبانی از مفهوم سازمان بدون کاغذ نیاز به اتوماسیون چرخه تولید نامه صادره وجود دارد. هنگامی که یک سازمان میخواهد در یک موضوع خاص نامه‌ای تهیه نماید معمولا چرخه‌ای طی شده و نامه پس از امضا توسط تاییدکننده نهایی ارسال میشود.
در سیستم مکاتبات اداری این چرخه بطورکامل پشتیبانی میشود و انجام تمامی مراحل زیر امکان‌پذیر میباشد :
